Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 2.0 · Aprobada el 3 de noviembre de 2026 · En vigencia desde el 4 de noviembre de 2026

Control del documento

1. Objeto

Establecer los principios, reglas y procedimientos con los que ASOANDES recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica y suprime datos personales, en cumplimiento del literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, protegiendo los derechos de sus titulares y cumpliendo la normativa colombiana aplicable.

2. Marco normativo

Esta política se interpreta conforme al artículo 15 de la Constitución Política; la Ley Estatutaria 1581 de 2012; el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015; la Ley 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021, cuando resulte aplicable; el Decreto 090 de 2018 sobre el Registro Nacional de Bases de Datos; la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia); la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) en materia de publicidad; la Ley 2300 de 2023 en lo que resulte aplicable a gestiones de cobranza; la Circular Única de la SIC (Título V); y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Si una norma posterior modifica el régimen aplicable, ASOANDES revisará esta política y sus procedimientos.

3. Identificación del responsable

Responsable: Asociación Nacional para el Desarrollo Social – ASOANDES, NIT 800228885-3. Dirección: Calle 36 #26-48, Local 102, Bucaramanga, Colombia. Correo electrónico: contabilidad@asoandes.org. Sitio web: https://asoandes.org. Política: https://asoandes.org/habeas-data/.

4. Ámbito de aplicación

Aplica al tratamiento de datos personales efectuado por ASOANDES en medios físicos o digitales, directamente o por terceros que actúen por su cuenta. Incluye bases actuales e históricas, formularios web, hojas de cálculo, sistemas de gestión, plataformas de formación, correo, mensajería, registros de eventos y archivos físicos.

Comprende datos de participantes, aspirantes, beneficiarios, egresados, instructores, empleados, contratistas, representantes legales, padres o acudientes, proveedores, aliados, donantes, contactos institucionales y personas que se comuniquen con ASOANDES.

5. Definiciones

Los términos titular, responsable, encargado, tratamiento, autorización, aviso de privacidad, dato personal, dato sensible, transmisión y transferencia tendrán el sentido previsto en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento, cuando sea legalmente exigible. Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como la que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, y los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil, a la profesión u oficio y a la calidad de comerciante o de servidor público. Transmisión: comunicación de datos personales, dentro o fuera de Colombia, a un encargado para que realice el tratamiento por cuenta del responsable. Transferencia: envío de datos personales por el responsable o encargado ubicado en Colombia a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

6. Principios

ASOANDES observará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, así como el principio de responsabilidad demostrada (artículo 26 del Decreto 1377 de 2013). El tratamiento será pertinente y limitado a lo necesario; las finalidades se informarán; y el acceso se limitará a personas autorizadas.

7. Categorías de datos

Según la relación y la finalidad, podrán tratarse datos de identificación y contacto; inscripción, participación, asistencia, formación, evaluación y certificación; perfil profesional o laboral necesario para programas; información contractual, administrativa y contable; datos técnicos de navegación; imágenes, videos, voz y testimonios; y datos sensibles o de menores únicamente cuando exista necesidad, fundamento legal y salvaguardas reforzadas.

ASOANDES no solicitará datos de tarjetas ni credenciales de pago si los pagos se realizan directamente en una plataforma externa.

Se evitará recolectar datos sensibles. Si son indispensables, se informará su carácter sensible y el carácter facultativo de responder cuando corresponda, y se obtendrá autorización explícita cuando sea exigible, salvo excepción legal.

8. Finalidades del tratamiento

8.1 Inscripciones y programas: recibir postulaciones, verificar requisitos, administrar cupos, coordinar cursos, capacitaciones, talleres, proyectos y eventos, registrar asistencia, gestionar evaluaciones y certificaciones y atender solicitudes.

8.2 Seguimiento y evaluación: medir resultados e impacto, realizar seguimiento académico o laboral cuando corresponda, elaborar estadísticas e informes y cumplir obligaciones ante financiadores, aliados o autoridades. Se preferirá información agregada o anonimizada. La entrega de datos identificables a terceros requiere base jurídica válida.

8.3 Comunicaciones operativas: informar sobre inscripciones, horarios, cambios, asistencia, resultados, certificados, trámites y ejecución de programas o contratos dentro de las finalidades y bases jurídicas aplicables.

8.4 Comunicaciones comerciales: cuando exista autorización previa, expresa e informada del titular, informar sobre oportunidades de formación, convocatorias, becas, proyectos, eventos e iniciativas o servicios de ASOANDES identificados en la autorización.

8.5 Gestión administrativa y contractual: administrar relaciones con proveedores, contratistas, aliados y donantes; gestionar pagos, facturación, contabilidad, auditorías y obligaciones legales.

8.6 Seguridad y cumplimiento: gestionar accesos, prevenir fraude y usos indebidos, atender incidentes, responder requerimientos legítimos y ejercer o defender derechos cuando corresponda.

8.7 Imágenes y testimonios: documentar actividades y comunicar resultados solo dentro de las finalidades autorizadas o legalmente habilitadas. La participación en un evento no implica por sí sola permiso ilimitado de publicación promocional.

9. Autorización y prueba del consentimiento

Cuando la ley exija autorización, ASOANDES la solicitará antes del tratamiento, de forma previa, expresa e informada, por un medio que permita conservar evidencia. Se informarán las finalidades y los derechos del titular y se referirá a esta política o al aviso de privacidad.

La autorización podrá obtenerse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que la otorgó. En ningún caso el silencio se asimilará a una conducta inequívoca (artículo 7 del Decreto 1377 de 2013).

Se conservará, según corresponda, fecha y hora, fuente, versión del texto aceptado, identidad o dato de contacto, finalidades, canales elegidos, evidencia de acción afirmativa y posteriores retiros o preferencias.

La aceptación general de esta política no reemplaza una autorización específica exigible. Las casillas de consentimiento no deberán venir marcadas previamente. No se condicionará un servicio a aceptar finalidades de marketing que no sean necesarias para prestarlo.

Las excepciones legales a la autorización solo se aplicarán si se cumplen sus requisitos y se documentan. Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. La existencia de una relación previa o la disponibilidad de un dato no habilita cualquier uso.

Cuando no sea posible poner a disposición del titular esta política, ASOANDES le informará mediante un aviso de privacidad sobre la existencia de la política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento, con el contenido mínimo del artículo 15 del Decreto 1377 de 2013.

10. Comunicaciones comerciales y canales

ASOANDES diferenciará comunicaciones operativas necesarias de comunicaciones comerciales o promocionales. Estas últimas se realizarán conforme a la autorización previa del titular, la finalidad informada y las reglas específicas del canal.

Cuando la autorización sea la base del contacto comercial, se identificarán las categorías de información y los canales elegidos, como correo electrónico, WhatsApp, SMS o llamadas. La autorización para un canal no se extenderá automáticamente a otros.

Se mantendrá un registro de preferencias, retiros y solicitudes de no contacto, y una lista interna de exclusión para evitar nuevos envíos comerciales. Antes de campañas se verificarán las reglas vigentes sobre registros de exclusión, horarios, frecuencia, identificación del remitente y demás obligaciones aplicables. Toda comunicación comercial incluirá un mecanismo sencillo y gratuito para dejar de recibirlas. Como buena práctica, los contactos por llamada o mensajería se harán de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin contactos en domingos ni festivos, salvo solicitud expresa del titular.

No se usará una base histórica para solicitar autorización comercial mediante mensajes masivos si no se ha verificado previamente el fundamento jurídico para el contacto inicial y el canal. Un consentimiento nuevo no sanea retroactivamente tratamientos anteriores.

Las comunicaciones operativas no se utilizarán como pretexto para incorporar publicidad no autorizada. Los retiros se tramitarán oportunamente, sin perjuicio de comunicaciones estrictamente necesarias o exigidas por ley.

11. Datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento respetará el interés superior y los derechos fundamentales de los menores. Solo se recolectarán datos adecuados, pertinentes y necesarios para una finalidad legítima, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, la Sentencia C-748 de 2011 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.

Cuando corresponda, se solicitará autorización al representante legal, respetando el derecho del menor a ser escuchado según su madurez. La autorización no elimina la obligación de evaluar el interés superior.

Se aplicarán controles reforzados de acceso, uso y divulgación. Publicar nombres, imágenes, videos, voz, testimonios o ubicación requerirá análisis específico y las autorizaciones legalmente necesarias.

12. Datos sensibles, imágenes y testimonios

Los datos sensibles solo se tratarán si existe una condición legal que lo permita, son necesarios y se aplican salvaguardas reforzadas. Se informará su carácter sensible y el carácter facultativo de responder cuando corresponda. Ninguna actividad se condicionará a que el titular suministre datos sensibles (artículo 6 del Decreto 1377 de 2013).

Las autorizaciones de imagen, video, voz y testimonios distinguirán, cuando proceda, registro interno, informes a financiadores y difusión pública en web, redes sociales o materiales institucionales. La asistencia a un evento o la aceptación de esta política no equivalen automáticamente a autorización promocional.

Si ASOANDES utiliza sistemas de videovigilancia en sus instalaciones, informará su existencia mediante avisos visibles en las zonas monitoreadas, usará las imágenes solo para fines de seguridad y las conservará durante el tiempo estrictamente necesario, sin perjuicio de su entrega a autoridades competentes cuando sea legalmente exigible.

13. Derechos de los titulares

Los titulares podrán conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de autorización cuando sea exigible; ser informados sobre el uso; presentar consultas y reclamos; solicitar revocatoria o supresión cuando proceda; acceder gratuitamente a sus datos en los términos legales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política (artículo 21 del Decreto 1377 de 2013); acudir a la SIC una vez agotado el trámite previo exigible; y ejercer los demás derechos legales.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o por estipulación a favor de otro o para otro (artículo 20 del Decreto 1377 de 2013). Los derechos de niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.

La revocatoria o supresión puede no proceder cuando exista deber legal o contractual de conservación u otra excepción legal (artículo 9 del Decreto 1377 de 2013). En tal caso se limitará el tratamiento a los fines permitidos y se explicará la razón cuando corresponda.

14. Consultas y reclamos

Las solicitudes podrán presentarse a contabilidad@asoandes.org, a la dirección física indicada o por los canales oficiales habilitados en https://asoandes.org. La atención estará a cargo del área o persona designada en el numeral 21.

La solicitud debe identificar al titular, indicar un medio de respuesta y describir lo solicitado. Podrán pedirse documentos razonables para verificar identidad o representación, evitando información excesiva.

Consultas: término general de diez (10) días hábiles desde la recepción. Si no es posible responder, se informarán motivos y nueva fecha, sin exceder cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos: si están incompletos, se requerirá subsanación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción. Si pasan dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si ASOANDES no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se responderá en máximo quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Si no es posible, se informarán motivos y nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Se registrarán recepción, responsable asignado, verificaciones, respuesta y cierre. Las quejas ante la SIC estarán sujetas a los requisitos legales, incluido el agotamiento previo del trámite de consulta o reclamo ante ASOANDES (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

15. Deberes de ASOANDES

ASOANDES garantizará el ejercicio de derechos; solicitará y conservará autorizaciones cuando proceda; informará finalidades; mantendrá datos correctos; atenderá solicitudes; aplicará seguridad; exigirá confidencialidad; instruirá a encargados; actualizará o rectificará datos; gestionará incidentes; informará a la SIC las violaciones a los códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información; y cumplirá instrucciones de la autoridad competente.

16. Seguridad, confidencialidad e incidentes

Se implementarán medidas técnicas, humanas, administrativas y organizativas proporcionales al riesgo, como accesos por función, credenciales seguras, respaldos, control de compartición, capacitación, compromisos de confidencialidad, revisión de proveedores y eliminación segura.

Las personas autorizadas usarán datos solo para funciones legítimas y no los compartirán con cuentas personales o terceros no autorizados. Al finalizar una relación se retirarán accesos y se recuperará o eliminará la información según corresponda.

Ante pérdida, acceso, divulgación, alteración o destrucción no autorizada, se contendrá el incidente, preservarán evidencias, evaluará el riesgo, documentarán decisiones, aplicarán medidas correctivas y se informará a la SIC conforme al literal n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Si ASOANDES está inscrita en el RNBD, el reporte se hará por ese medio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la detección del incidente. Se informará a los titulares afectados cuando el riesgo lo amerite.

17. Encargados, proveedores y terceros

Antes de compartir datos con proveedores o aliados, ASOANDES verificará necesidad, finalidad, seguridad y rol jurídico. Con encargados se establecerán por escrito instrucciones, finalidades, confidencialidad, seguridad, subcontratación, atención de derechos, incidentes, devolución o supresión y verificación del cumplimiento, mediante un contrato de transmisión con el contenido mínimo del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, salvo que se cuente con autorización del titular para la transmisión.

Si los datos se comunican a otro responsable, deberá existir base jurídica válida y compatibilidad con las finalidades informadas. No se venderán ni compartirán bases para fines propios de terceros sin fundamento jurídico válido.

Las transmisiones y transferencias internacionales estarán sujetas a la legislación colombiana. Se identificarán proveedores que alojen o accedan a datos desde el exterior y se evaluarán los mecanismos jurídicos aplicables. Las transferencias internacionales solo se harán a países que ofrezcan niveles adecuados de protección según los estándares de la SIC, o cuando se configure alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, como la autorización expresa e inequívoca del titular.

18. Cookies y datos de navegación

El sitio web podrá usar cookies para funcionamiento, seguridad, preferencias o análisis. ASOANDES verificará las tecnologías instaladas y publicará información coherente sobre categorías, finalidades, terceros y opciones de configuración. Cuando corresponda, las cookies no esenciales se someterán a mecanismos adecuados de información y elección.

19. Conservación y supresión

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y para cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, administrativas o probatorias. ASOANDES mantendrá una tabla interna de retención por categoría y finalidad.

Cuando los datos dejen de ser necesarios y no exista obligación de conservación, se suprimirán, anonimizarán o bloquearán según corresponda. Las bases históricas se revisarán para identificar origen, finalidad, evidencia de autorización, canal habilitado, calidad y necesidad de conservación; no se eliminarán documentos que deban conservarse como evidencia o por obligación legal.

20. Registro Nacional de Bases de Datos

ASOANDES verificará periódicamente si cumple los criterios legales que hacen obligatoria la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Según el Decreto 090 de 2018, la inscripción es obligatoria para las entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a cien mil (100.000) UVT; de cumplirse este supuesto, ASOANDES inscribirá sus bases y actualizará anualmente la información entre el 2 de enero y el 31 de marzo, así como cuando haya cambios sustanciales. La eventual no obligatoriedad de inscripción no exime de las demás obligaciones de protección de datos.

21. Responsabilidad interna y capacitación

ASOANDES designará un cargo o persona responsable de coordinar consultas y reclamos, mantener el inventario de bases, custodiar evidencias, coordinar incidentes y revisar campañas. La designación no elimina la responsabilidad legal de la organización.

Las personas que recolecten o utilicen datos recibirán instrucciones sobre finalidades permitidas, seguridad, canales, autorizaciones y atención de solicitudes. Se documentarán revisiones y acciones correctivas.

22. Cambios a la política

ASOANDES podrá actualizar esta política por cambios normativos, operativos o tecnológicos. La versión vigente se publicará en el sitio web y los cambios sustanciales, en especial los referidos a la identificación del responsable o a las finalidades, se comunicarán a los titulares antes de implementarlos o, a más tardar, al momento de hacerlo (artículo 5 del Decreto 1377 de 2013). La actualización no reemplaza una nueva autorización si una finalidad nueva la requiere.

23. Vigencia y aprobación

Esta política entrará en vigor una vez aprobada formalmente por la instancia competente y permanecerá vigente mientras ASOANDES realice tratamientos sujetos a ella. Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales de conservación señaladas en el numeral 19.

Aviso corto para formularios

ASOANDES tratará los datos que suministres para gestionar tu inscripción, participación, atención de solicitudes y demás finalidades informadas en el formulario. Las comunicaciones comerciales y los usos promocionales de imágenes o testimonios se gestionarán mediante autorizaciones específicas cuando sean exigibles. Consulta la Política de Tratamiento de Datos Personales en https://asoandes.org/habeas-data/ y ejerce tus derechos en contabilidad@asoandes.org. La entrega de datos no requeridos será opcional. Revisa las finalidades y casillas antes de enviar el formulario.

Fuentes oficiales de referencia

Ley 1581 de 2012 – Gestor Normativo de Función Pública: https://www1.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=49981

Superintendencia de Industria y Comercio – Política de Tratamiento de Datos Personales: https://sedeelectronica.sic.gov.co/politica-de-tratamiento-de-datos-personales